Projektų valdymo problematika ir sbs.Project sprendimai


Didėjančios projektų apimtys
Projekto eigoje, be tinkamos kontrolės, ženkliai padidėja apimtis

Problema
Skaičiuojant projekto pirminę sąmatą, dažnai disponuojama tik nedideliu kiekiu informacijos apie projektą, todėl vertinimas būna netikslus ir dažnai remiamasi intuicija bei nepatvirtintomis prielaidomis. Įgyvendinant projektą, jo realizavimą perima kiti darbuotojai, kurie bendraudami su klientu ir aiškindamiesi poreikius, gerokai išaugina projekto apimtį, neatsižvelgdami į pirmines nuostatas ir laiku neįtraukdami atsakingų asmenų. O tai neigiamai įtakoja projekto pelningumą ir kartais ji paverčia nuostolingu.

Sprendimas
Siekiant išvengti arba minimaliai sumažinti projekto apimties didėjimą, sbs.Project suteikia šias priemones:

  • stebėti ir kontroliuoti projekto apimties pasikeitimus, bei laiku sureaguoti;
  • matyti prognozuojamus projekto kaštus, atsižvelgiant į paskutinę gautą informaciją ir projekto eigą;
  • įvertinus didžiausias projekto rizikas, prevenciškai sudėti kontrolės taškus kritinėse projekto plano vietose, tam kad užkirsti kelią nepageidaujamiems veiksniams.

Ištekliai
Užduotims vykdyti neužtikrinami reikalingi ištekliai

Problema
Organizacijai vykdant kelis ir daugiau projektų vienu metu iškyla poreikis dalintis bendrais ištekliais (darbuotojai, įranga ir kt.) tarp projektų. Be to, projekto eigoje, dėl įvairių priežasčių (vėluojama pateikti reikiamus leidimus, techninę dokumentaciją, vėluojama atlikti užduotis, subrangovų ar klientų vėlavimai ir kt.) tenka nuolat perplanuoti darbus, keisti projektų planus ir perskirstyti išteklius. Dėl šių priežasčių iškyla šios problemos:

  • neužtikrinami reikiami ištekliai, kai jų reikia užduočių vykdymui → vėluoja projektai→ mokamos baudos; grandinine reakcija įtakojami kiti projektai, neužtikrinant juos būtinais ištekliais; nukenčia įmonės reputacija;
  • priimami trumparegiški-lokalūs sprendimai, orientuoti į konkretų projektą, o ne į bendrą įmonės rezultatą → mažina įmonės pelningumą;
  • nepanaudojami atlaisvinti ištekliai → įmonė patiria nereikalingus kaštus ir nesukuria pridėtinės vertės;
  • darbuotojų viršvalandžiai → didėja projekto kaštai.

Sprendimas
Siekiant optimaliai valdyti įmonės išteklius, būtina juos planuoti ir perplanuoti pasikeitus situacijai. Rankiniu būdu toks valdymas efektyvus būna dažniausiai tuo atveju, kai valdomas nedidelis kiekis projektų. Įmonėms vykdančioms didesnį kiekį projektų, suvaldyti išteklius darosi vis sunkiau. Dažniausiai pasitaiko, kad didėjant projektų skaičiui, įmonės pelningumas ne tik kad nepadidėja bet dar ir sumažėja. Pagrindinė priežastis - nesuvaldomi turimi ištekliai, o tai generuoja papildomus kaštus, kurie ir mažina įmonės pelną. Siekiant spręsti šį klausimą, pasitelkiama programinė įranga, įgalinanti lengvai planuoti/perplanuoti projektų užduotis ir atitinkamai perskirstyti turimus išteklius. sbs.Project suteikia šias priemones:

  • išteklių apkrovimą valdyti ne tik projekto lygmenyje, bet ir atsižvelgiant į visus kitus projektus, kur išteklis yra įtrauktas;
  • perplanavus projekto užduotis, matyti, ar dėl perplanavimo nesusidarė išteklių konfliktai, t.y. situacija, kai tas pats išteklis vienu metu priskirtas kelioms užduotims;
  • stebėti išteklių apkrovimus: atlaisvintus išteklius sutelkti kritinėms ir vėluojančioms užduotims ir taip paspartinti kitų projektų vykdymą;
  • Sistema suteikia galimybę prognozuoti etapų ar projekto įvykdymo laiką, atsižvelgiant į projekto vykdymo eigą ir likusias vykdyti užduotis;
  • Lengvas perplanavimas, perstumtiant užduotis Ganto diagramoje.

Informacija ir komunikacija
Nesklandi komunikacija ir nesusisteminta projektų informacija

Problema
Vykdant projektus tenka daug derinti su projekto dalyviais: užsakovais, subrangovais, kolegomis. Dažniausiai šiai komunikacijai yra naudojamas žodinis būdas arba pasitelkiamas el. paštas, į kurį nesistemingai sudedama visa informacija, dokumentai ir komentarai, deleguojamos užduotys, susiję su projekto įgyvendinimu. Atsižvelgiant į tai, kad vienu metu vykdomas ne vienas projektas, tampa sunku atsekti suvaldyti nestruktūrizuotą informaciją: dokumentų versijas, klientų pastabas, subrangovui ar klientui skirtų užduočių įvykdymą. Darbo produktyvumą mažina sunkiai randama arba nerandama informacija. Nesant rašytinei formai - derybos su klientu apsunksta dėl argumentų stokos.

Sprendimas
sbs.Project sistema padeda suvaldyti šiuos procesus, juos susisteminti ir atsekti šiais būdais:

  • kiekvienos užduoties derinimo procesas vyksta tos užduoties kortelėje, sistemiškai yra išsaugojami pakeitimai, komentarai bei visos dokumentų versijos;
  • sistemos pagalba galima deleguoti užduotį arba išsiųsti rengiamą ar įvykdytą užduotį klientui, kuris paspaudęs nuorodą pašto dėžutėje galės pažymėti ir parašyti savo pastabas neprisijungdamas prie sistemos;
  • sujungus užduotis griežtais arba negriežtais ryšiais, apie galimą užduoties pradėjimą esate informuojami tik tada, kai užduotis gali būti pradėta vykdyti. Netinkamai įvykdytą užduotį galite atmesti korekcijoms;
  • galimas grafinio vaizdo komentavimas, su galimybe apibrėžti komentuojamą vietą, o taip pat ir video bei audio medžiagos komentavimas, sustabdant ir komentuojant konkrečią vaizdo įrašo vietą ar laiko intervalą.

Rekvizitai

UAB "SBS Group" 
Tel.: +370 (602) 13 900 
Faks: +370 (5) 278 4571
El.paštas : info@sbs-group.eu
Adresas: Švitrigailos g. 11c, Vilnius

Nepraraskim ryšio !

           

Susisiekite dabar
Go to top